Ako riadia leteckí špeditéri svoje vzťahy s dopravcami?

Ahoj! Som letecký špeditér a dnes sa chcem porozprávať o tom, ako riadime naše vzťahy s prepravcami. Je to kľúčová súčasť nášho podnikania a jeho správne nastavenie môže mať obrovský vplyv na to, ako hladko veci fungujú.

Budovanie nadácie: Počiatočný kontakt a vyjednávanie

Keď prvýkrát začnem spolupracovať s novým dopravcom, ide o to, aby som urobil dobrý dojem. Oslovím ich, predstavím im svoju spoločnosť a vysvetlím, aký druh služieb leteckej nákladnej dopravy ponúkame. Je dôležité, aby sme mali jasno v našich potrebách a schopnostiach hneď od začiatku.

Často spomínam objem nákladu, ktorý očakávame prepraviť, destinácie, s ktorými sa zvyčajne stretávame, a akékoľvek špeciálne požiadavky, ktoré môžeme mať. Napríklad, ak často manipulujeme s tovarom citlivým na teplotu, okamžite im to oznámim. To pomáha dopravcovi pochopiť, do čoho idú, a umožňuje mu ponúkať najvhodnejšie riešenia.

Vyjednávanie je veľkou súčasťou tejto počiatočnej fázy. Hovoríme o sadzbách, časoch prepravy a úrovniach služieb. Vždy sa zameriavam na situáciu win – win. Chcem pre svojich klientov konkurencieschopnú sadzbu, ale tiež chápem, že dopravca musí mať zisk. Je to vyváženie a ja sa snažím byť flexibilný a zároveň obhajovať najlepšiu možnú dohodu. Napríklad by som mohol vyjednať dlhodobú zmluvu s prepravcom, aby som získal lepšiu sadzbu výmenou za garantovaný objem zásielok.

Udržiavanie komunikácie: kľúč k silnému vzťahu

Keď nadviažeme partnerstvo, komunikácia sa stane miazgou nášho vzťahu. S dopravcom som v pravidelnom kontakte. Prihlásim sa, aby som zistil, ako sa veci majú s našimi zásielkami, či sa vyskytli nejaké problémy alebo oneskorenia, a aby som dostával aktualizácie o ich službách.

Používam rôzne komunikačné kanály. E-mail je skvelý na formálne aktualizácie a dokumentáciu, ale tiež telefonujem, keď potrebujem rýchlu odpoveď alebo prediskutovať niečo podrobnejšie. Niekedy sa dokonca osobne stretávam so zástupcami dopravcov. Táto interakcia tvárou v tvár môže skutočne posilniť vzťah a vybudovať dôveru.

Ak sa napríklad vyskytne problém so zásielkou, napríklad meškanie na letisku z dôvodu nepriaznivého počasia, okamžite kontaktujem prepravcu. Spoločne vymyslíme riešenie, či už ide o presmerovanie nákladu alebo úpravu harmonogramu dodávok. Udržiavaním otvorených komunikačných liniek môžeme rýchlo riešiť problémy a minimalizovať dopad na našich klientov.

Poskytovanie spätnej väzby: Obojsmerná ulica

Spätná väzba je nevyhnutná v každom vzťahu a nie je rozdiel medzi leteckými špeditérmi a prepravcami. Pravidelne poskytujem spätnú väzbu prepravcovi o jeho službách. Ak odviedli skvelú prácu na zásielke, dám im vedieť. Pozitívna spätná väzba môže výrazne motivovať dopravcu, aby naďalej poskytoval vysokokvalitné služby.

Na druhej strane, ak existujú oblasti, v ktorých sa môžu zlepšiť, podelím sa o svoje myšlienky aj konštruktívnym spôsobom. Ak si napríklad všimnem, že časy prepravy na konkrétnej trase sú trvalo dlhšie, ako som sľúbil, oznámim to dopravcovi. Navrhnem možné riešenia, ako je použitie iného letu alebo optimalizácia odbavovacieho procesu na letisku.

Na oplátku tiež povzbudzujem dopravcu, aby mi dal spätnú väzbu. Môžu mať návrhy, ako môžeme zlepšiť náš proces rezervácie alebo ako môžeme lepšie pripraviť náš náklad na odoslanie. Vzájomným počúvaním môžeme neustále zlepšovať naše operácie a poskytovať lepšie služby našim klientom.

Riešenie sporov: zachovať pokoj a nájsť riešenia

Napriek nášmu maximálnemu úsiliu môžu medzi leteckými špeditérmi a prepravcami niekedy vzniknúť spory. Môže ísť o nezhody ohľadom sadzieb, reklamáciu poškodeného nákladu alebo nedorozumenie v podmienkach zmluvy.

Keď dôjde k sporu, vždy sa snažím zachovať pokoj a pristupovať k situácii racionálne. Zhromaždím všetky relevantné informácie, ako sú prepravné dokumenty, faktúry a akúkoľvek komunikáciu súvisiacu s problémom. Potom budem mať diskusiu s dopravcom, aby som pochopil ich pohľad a vysvetlil môj.

Väčšinu času môžeme spor vyriešiť rokovaním. Budeme hľadať kompromis, ktorý uspokojí obe strany. Napríklad, ak dôjde k reklamácii poškodeného nákladu, môžeme sa dohodnúť na čiastočnej úhrade alebo náhradnej zásielke. Ak spor nemožno vyriešiť rokovaním, môžeme zvážiť alternatívne spôsoby riešenia sporov, ako je mediácia alebo arbitráž.

Využitie technológie: Zefektívnenie vzťahu

Technológia hrá veľkú úlohu pri riadení našich vzťahov s dopravcami. Používam rôzne softvérové ​​nástroje na sledovanie zásielok, správu rezervácií a komunikáciu s prepravcami. Tieto nástroje zefektívňujú proces a znižujú pravdepodobnosť chýb.

Napríklad používam anSystém Air Cargočo mi umožňuje rezervovať zásielky priamo u prepravcu, sledovať stav nákladu v reálnom čase a dostávať upozornenia o akýchkoľvek zmenách alebo meškaniach. To mi nielen šetrí čas, ale poskytuje aj lepšiu viditeľnosť pre mojich klientov.

Na výmenu informácií s dopravcom využívam aj elektronickú výmenu údajov (EDI). To zaisťuje presnosť a aktuálnosť údajov a eliminuje potrebu manuálneho zadávania údajov, ktoré môže byť náchylné na chyby.

Spolupráca na marketingu a rozvoji podnikania

Ďalším spôsobom, ako riadim svoj vzťah s dopravcami, je spolupráca na marketingových a obchodných aktivitách. Môžeme spolupracovať na propagácii našich služieb potenciálnym klientom. Mohli by sme napríklad spoluorganizovať webinár alebo seminár s cieľom vzdelávať zákazníkov o možnostiach leteckej prepravy a výhodách nášho partnerstva.

Môžeme tiež zdieľať informácie o trhu a trendy. Dopravca môže mať cenné informácie o nových trasách, zmenách predpisov alebo vznikajúcich trhoch. Vďaka spolupráci dokážeme identifikovať nové obchodné príležitosti a rozšíriť našu zákaznícku základňu.

Zabezpečenie súladu: Zdieľaná zodpovednosť

Súlad s predpismi je kritickým aspektom odvetvia leteckej nákladnej dopravy. Leteckí zasielatelia aj dopravcovia musia zabezpečiť, aby spĺňali všetky príslušné požiadavky na bezpečnosť a ochranu.

Úzko spolupracujem s prepravcom, aby sme sa uistili, že naše zásielky sú v súlade s medzinárodnými a domácimi predpismi. Zdieľame informácie o povahe nákladu, akýchkoľvek špeciálnych požiadavkách na manipuláciu a potrebnú dokumentáciu. Ak napríklad posielame nebezpečné materiály, budeme dodržiavať všetky prísne predpisy týkajúce sa balenia, označovania a prepravy.

Spoločnou prácou na dodržiavaní predpisov sa môžeme vyhnúť nákladným pokutám a oneskoreniam a zaistiť bezpečnosť našich zásielok.

Záver: Výhody silného vzťahu

Riadenie vzťahov s dopravcami je zložitá, ale obohacujúca úloha. Silný vzťah môže viesť k lepším sadzbám, spoľahlivejším službám a vyššej spokojnosti zákazníkov. Umožňuje nám poskytovať vyššiu úroveň služieb našim klientom a dáva nám konkurenčnú výhodu na trhu.

Ak hľadáte služby leteckej nákladnej dopravy, rád sa s vami porozprávam. Či už chcete poslať malý balík alebo veľký objem nákladu, mám skúsenosti a vzťahy s dopravcami, aby som túto prácu vykonal správne. Kontaktujte ma, aby sme prediskutovali vaše potreby v oblasti leteckej prepravy a uvidíme, ako môžeme spolupracovať, aby boli vaše zásielky úspešné.

Referencie

• Príručka leteckej nákladnej dopravy: Sprievodca odvetvím leteckej nákladnej dopravy
• Publikácie Medzinárodnej asociácie leteckých dopravcov (IATA).
• Rôzne priemyselné správy o trendoch v leteckej nákladnej doprave a osvedčených postupoch